תכנון התהליך

מטרת התהליך

תהליך קבלת החלטות מוצלח מאפשר לנו להבין מה צריך לעשות כדי להצליח. האתר יאפשר לך לנהל את התהליך כולו, מהגדרת השאלה ועד להצגת התובנות. איסוף ועיבוד הידע הידע מהשותפים שלך נעשה כמעט ללא מעורבות שלך.

התוצאות

תמונת העתיד הרצוי

ההחלטות

השינויים שניתן לעשות בהווה

המציאות

המצב הקיים כיום

חשוב להפריד בין שלושת השלבים של כל מהלך שינוי: המציאות הקיימת, ההחלטות שאנו רוצים לקבל והתוצאות אליהן נרצה להגיע. אם נוכל להבין טוב יותר "מה עובד", נדע מהן ההחלטות שצריך לעשות כדי להביא תוצאות. בעוד איננו יכולים לשלוט בעתיד, אנו יכולים להחליט על שינויים בהווה. לכן, שאלת ההתייעצות תנסה לגרום למשתתפים לחשוב מה נכון לעשות כדי להגיע לתמונת העתיד הרצוי. הצלחת התהליך תימדד בשאלה כמה מהתובנות אכן סייעו או שינו החלטות.

הגדרת שאלה

מיד לאחר פתיחת אתר חדש או תהליך חדש באתר קיים, יש להגדיר את התוצאה הנדרשת ואת שאלת ההתייעצות. הגדרת שאלה נכונה מהווה 80% מההצלחה של התהליך. ישנם שלושה שלבים שיאפשרו לך להגדיר שאלה טובה:

3. ניסוח השאלה

חיבור התוצאה להחלטה (מה נכון לשנות ב[מרחב החלטה] על מנת להגיע ל[תוצאה הנדרשת]?

2. מיקוד ההחלטה

מה מרחב ההחלטה הפתוח לדיון במונחי משאבים, נהלים ומבנים ארגוניים? מה באמת אפשר לשנות?

1. הגדרת התוצאה

העתיד שנרצה לייצר אשר איננו שולטים עליו. אם לא נדע לאן נרצה להגיע, כל הדרכים יובילו אותנו לשם.

מתחילים בהגדרת התוצאה

התוצאה היא העתיד שנרצה לייצר - שאיננו שולטים עליו. אנחנו יכולים לשנות את חלוקת התקציב או את נהלי הפעילות שלנו, אבל קשה לנו לגרום ללקוחות לקנות משהו או לאזרחים לעשות משהו . לכן, הדבר החשוב ביותר הוא להגדיר נכון את התוצאה הנדרשת. רק אם נדע מה המקום אליו אנו רוצים להגיע - נוכל לשאול מה צריך לשנות כדי להגיע לשם.

מספר המשפחות אשר  נכנסו לדירות חדשות

מדד תוצאתי

מספר המכרזים שנפתחו לבניית דירות חדשות

מדד תוצאתי

תוצאה ממוקדת בקהל היעד עליו  נרצה להשפיע, ולא בפעולות שנעשה.

תוצאה איננה בשליטה מלאה שלנו,  ומושפעת גם משינויים בסביבה.

השגת תוצאה אורכת זמן. מדובר על טווח של 3 עד 55 שנים.

כך לדוגמא, משרד התחבורה מבקש לגרום ליותר אזרחים לעבור ולגור בנגב (תוצאה שאינה בשליטתו). המשרד מאמין שיגיע לתוצאה באמצעות סלילת כביש 6 (מהלך הנמצא בשליטתו). אבל, אם התוצאה תוגדר כסיום סלילת כביש 6, עצם סלילת הכביש תיחשב הצלחה, בין אם התוצאה של יישוב הנגב הושגה או לא.

ממקדים את מרחבי ההחלטה

החלטה היא השינוי שאנו יכולים לעשות בהווה - כדי להגיע לתוצאה בעתיד. חשוב להבין מראש "מה פתוח לדיון" כדי להגיע לתובנות מעשיות: מהם סעיפי התקציב המושקעים כיום בתחום וניתן לבחון אותם מחדש? אילו הסכמי התקשרות קיימים? מהם התקנות והנהלים שנקבעו? ומהי הגמישות במבנה הארגוני? החלטות יהיו במונחי תקציבים, נהלים או מבנים.

שינוי תקציב השיווק של דירות חדשות, כך ש-70%% יושקעו בזוגות צעירים

החלטה ברורה

הדגשת חשיבות ההגעה לזוגות צעירים במסגרת תהליכי שיווק דירות

החלטה לא ברורה

החלטה ממוקדת בארגון, ותהיה לרוב במונחי תקציבים, נהלים או מבנים.

החלטה היא בשליטתך המלאה, בהתאם לסמכות שיש בידיך.

החלטה עוסקת בהווה וניתן לממש אותה באופן כמעט מיידי.

כך לדוגמא, חברה רוצה להקטין את נטישת הלקוחות שלה. מנהל אגף השירות הגדיר מהם התקציבים והנהלים אשר נכון לבחון מחדש. כאשר ביקש מנהל האגף ייעוץ אסטרטגי מבעלי העניין שלו - מיקד אותם באותם תחומים אשר ביכולתו לשנות. כתוצאה מכך, לא עלו לדיון סוגיות אשר אינן רלוונטיות כרגע, דוגמת עלות המוצר או תהליך הייצור.

מנסחים את השאלה

שאלת ייעוץ טובה גורמת למשתתפים לחשוב אילו שינויים בהווה יאפשרו לנו להגיע לעתיד הרצוי. למשל, כיצד נכון לשנות את נהלי ההכשרה המקצועית בארגון [מרחב ההחלטה] כדי לגרום לעובדים להיות מרוצים יותר [התוצאה הרצויה]? איך נכון לשנות את אופן שיווק הדירות [מרחב החלטה] כך שיותר זוגות צעירים ייקנו דירה [התוצאה הרצויה]?

הנה כמה טיפים שיכולים לעזור:

חשוב לתאם ציפיות ולשקף מה ייחשב כהצלחה - ואילו משאבים או נהלים פתוחים לחשיבה.

שאלות טובות עוסקות בעתיד - ולא בעבר. זו הדרך הבטוחה להימנע מחיפוש אשמים.

נכון להתחיל את שאלה במילים "איך", "כיצד" או "מה נדרש".

מומלץ לבדוק את השאלה על 2-3 אנשים לפני הפרסום.

לאחר פתיחת התהליך, נציע לך שאלות בתחומים שונים. הנה כמה דוגמאות לשאלות ששאלו ארגונים מסוגים שונים:

כיצד נכון לשנות את תוכנית הלימודים ואופן העברתה בכדי להקטין את מספר הנושרים מבתי הספר בישראל?

היקף המחזור ירד משמעותית השנה. כיצד נכון שהעירייה תפעל על מנת להגדיל את מספר התושבים הממחזרים אשפה?

אנו רוצים לקוחות מרוצים. מה ניתן לשפר בנהלי השירות שאנו נותנים כדי שיותר לקוחות יבחרו בנו פעם נוספת?

אילו שינויים נכון שהקהילה שלנו תעשה במפגשים ובפעילויות שלה על מנת להגדיל את מספר הצעירים החברים בה?

אנו רוצים יותר אנשים באירועים ובפעילויות שלנו. אילו שינויים יאפשרו לנו להגדיל את מספר הנרשמים?

מגדירים ומשנים שאלות באתר

הוספת רקע

אם אתם רוצים שהשותפים שלכם ייקחו חלק - מומלץ תמיד לספר להם את ההקשר הרחב של התהליך. חשוב להוסיף נתונים שיאפשרו ליצור מסגרת חשיבתית אחרת או יאתגרו את המחשבה ויביאו לכיווני שינוי. הנה כמה דברים שניתן לכתוב:
הנה כמה טיפים שיכולים לעזור:

קבצים וקישורים

מהם המסמכים הרלוונטיים, אתרי האינטרנט, הגרפים וגליונות נתונים המאפשרים להבין את התחום?

ידע ונתונים

אילו נתונים תומכים, מחקר וניסיון קיים? מה עבד? מה לא עבד? מה קורה בתחום בארץ ובעולם?

מסגרת חשיבה

מה הביא לתהליך? מה ייחשב כהצלחה? מתי יתקבלו החלטות? וכיצד התהליך יכול להשפיע?

דוגמאות לעמודי רקע קיימים

ישנן כמה דוגמאות לעמודי רקע מוצלחים שניתן לעיין בהם:

עמוד הרקע לתהליך שהוביל משרד הבריאות בנושא מחלות כרוניות.

עמוד הרקע שהציגה החברה להגנת הטבע בתהליך אסטרטגי שקיימה.

עמוד הרקע של עיריית ירושלים להתייעצות עם מחזיקי "כרטיס ירושלמי".

מגדירים ומשנים רקע באתר

בעוד בעמוד הכניסה לתהליך מופיע רקע רחב (הכולל גם תמונות וקטעי וידאו), בעמוד הבית של האתר ניתן להוסיף תיאור מצומצם, אשר יישלח למשתתפים גם באמצעות הודעות דואר אלקטרוני. אנו ממליצים להזין את שניהם:

שאלות ותשובות

כיצד ניתן להעלות תמונות לעמוד הרקע?

יש להעלות את התמונה לשרת אינטרנטי כלשהו, כך שיהיה בידיך קישור ישיר אליה (URL). לאחר מכן מגיעים לעמוד עריכת הרקע המלא בממשק הניהול. נכנסים למצב עריכה, עומדים עם הסמן על המקום בו מעוניינים להטמיע את התמונה ולוחצים על כפתור התמונה בפאנל שמעל הטקסט. בחלון שנפתח מדביקים את כתובת ה-URL ולוחצים "אישור".

Close

כיצד ניתן להוסיף קישור למסמך בעמוד הרקע?

יש להעלות את המסמך לשרת אינטרנטי, כך שיהיה בידיך קישור ישיר (URL). לאחר מכן מגיעים לעמוד עריכת הרקע בממשק הניהול. נכנסים למצב עריכה, מסמנים את המילה שרוצים להפוך לקישור ולוחצים על כפתור הקישור בפאנל העליון. בחלון שנפתח מדביקים את כתובת ה-URL, עוברים לטאב "מטרה", בוחרים באפשרות "חלון חדש" ולוחצים"אישור".

Close

מדוע בעמוד הראשי באתר מופיעה פסקה חתוכה על התהליך?

הפסקה הקצרה המתארת את התהליך בעמוד הראשי היא טקסט התיאור הקצר (בדומה לטקסט המופיע בהזמנה למשתתפים). כדי לשנותו יש  להיכנס לתהליך, לעבור לממשק ניהול, לבחור ב"הגדרות" וללחוץ על טאב "טקסטים" ולערוך את התיאור הקצר.

מיפוי קבוצות משתתפים

כדי לייצר חכמה משותפת, יש צורך לדבר עם גורמים שונים הרואים את האתגר מזוויות הסתכלות שונות. נכון להגדיר קבוצות שעשויות להיות מושפעות מההחלטה (לקוחות, עובדים, אזרחים וכו'), קבוצות בעלות ידע וניסיון לגבי מה עובד (אקדמאים,, בוגרים, מומחים וכו') וקבוצות שבידיהן הסמכות לאשר אותו (חשבים, יועצים משפטיים, מנהלים וכו'):

מי יושפע מהמהלך?

המורים יודעים מה יגרום להם להקטין אלימות בכיתות. העובדים יודעים מה יעזור להם מקצועית.

מי יודע מה עובד?

"לשעברים" מכירים את התחום היטב. אנשי אקדמיה ידעו להגיד מה כיווני השינוי הבולטים כיום בעולם.

מי צריך לאשר?

למנהלי אגפים מקבילים, אנשי תקציבים וחשבים ידע חשוב. הם השותפים שלך ליישום.

איך מייצרים חכמת קבוצה

מעבר למיפוי הקבוצות, חשוב להבטיח שהמשתתפים אליהם אנו פונים מגיעים מעולמות תוכן מגוונים - ומרמות שונות בארגון. דווקא התפיסות והחוויות השונות של כל משתתף הן מה שמייצרות תובנות רבות עוצמה.

Surwiezcky הגדיר בספרו "חכמת הקבוצה" ארבעה תנאים ליצירת חכמה משותפת (2004):

ביזור מחייב שיתוף של גורמים הנמצאים ברמות שונות בארגון (מנהלים בכירים, דרגי ביניים ועובדים זוטרים)

גיוון מחייב שיתוף של גורמים מעולמות תוכן שונים בארגון ומחוצה לו (שירות הלקוחות, המיחשוב וגם הלקוחות)

עצמאות מחייבת להבטיח שהמשתתפים ייתנו את עצתם לפני ששמעו עצות אחרים (כך קורה באתר ההתייעצות)

אגרגציה מחייבת יכולת להפוך את הידע ל"שורות תחתונות" (בדומה למחירים בשוק חופשי או להצבעה בדמוקרטיה)

דוגמאות לקבוצות משתתפים

הנה כמה דוגמאות לקבוצות משתתפים, בהתאם לסוג הארגון:

מקבלי השירות, ארגוני מגזר שלישי, חברות עסקיות בתחום, אנשי אקדמיה, עובדי המשרד, מנהלי המשרד, הציבור הרחב

מקבלי השירות (הורים/בעלי עסקים/צעירים/תושבים וכו'), ארגונים הפועלים בעיר, ועדי בתים, עובדי העירייה ומנהלי העירייה

לקוחות, לידים, יועצים, ספקים, עובדים, עתודה ניהולית, משתתפים בקורסים, מנהלים בכירים, בעלי מניות

חברי קהילה בהווה, חברי קהילה בעבר, מתעניינים בהצטרפות, מקבלי שירותים, וועד מנהל, קהילות מקבילות

משתתפים בפעילויות, בני משפחות המשתתפים, עובדי העמותה, מנהלי העמותה, תורמים וקרנות, שותפים לדרך

ניהול קבוצות באתר

שאלות ותשובות

בשביל מה צריך לנהל משתתפים בקבוצות?

ניהול המשתתפים בקבוצות מאפשר למערכת להציג למשתתפים שונים תגובות של משתתפים מקבוצות אחרות, על מנת לייצר חשיבה משותפת (לרוב, כל קבוצה שומעת בעיקר את האנשים החברים בה). בנוסף, החלוקה מאפשרת לראות אילו משתתפים תרמו לכל אחת מהתובנות השונות, להבין איזה מהקבוצות השתתפו בתהליך ולתקשר באופן נפרד עם כל אחת מהקבוצות בהודעות ייעודיות.

איך ניתן למזג קבוצות משתתפים שונות?

איך מוחקים משתתפים מתוך קבוצה מסויימת?

מה קורה למשתתפים כאשר מוחקים קבוצה בתהליך?

כשמוחקים קבוצה בתהליך, המשתתפים אינם נמחקים מהתהליך. הם יהיו כעת תחת קבוצת ברירת המחדל "אחר". חשוב להדגיש שלא ניתן יהיה להחזיר את המשתתפים לקבוצה אחת לאחר המחיקה (ולכן במידה ויש צורך להעביר את כלל המשתתפים מקבוצה אחת לקבוצה אחרת, עדיף למזג ביניהן).