תכנון התהליך

מטרת התהליך

תהליך אסטרטגי מוצלח מאפשר לנו להבין מה לעשות כדי להצליח. בדומה לחברת ייעוץ, הטכנולוגיה של תובנות מאפשרת לך להבין מה נכון לעשות כדי להגיע לתמונת העתיד הרצוי:

התוצאות

תמונת העתיד הרצוי

ההחלטות

השינויים שניתן לעשות בהווה

המציאות

המצב הקיים כיום

חשוב להפריד בין המציאות הקיימת, ההחלטות שאנו רוצים לקבל והתוצאות אליהן נרצה להגיע בעתיד. שאלת ייעוץ טובה תנסה לגרום למשתתפים לחשוב מה נכון לשנות בהווה כדי להגיע לתמונת העתיד הרצוי. תהליך מוצלח הוא כזה שהביא תובנות שלא ידענו או חשבנו עליהן קודם.

הגדרת שאלה

הדבר המרכזי הנדרש ממך הוא להגדיר לאן רוצים להגיע - ולנסח ואת השאלה. אלו השלבים שיסייעו להגיע לשאלה טובה:

3. ניסוח השאלה

מבנה מוצע: כיצד נגיע לתמונת העתיד הרצויה? מה עלינו לעשות? 
איך נשיג את מדד התוצאה

2. מיקוד ההחלטה

מה באמת אפשר לשנות? איזה משאבים, נהלים ומבנים ארגוניים פתוחים לחשיבה מחודשת?

1. הגדרת התוצאה

העתיד שנרצה לייצר אשר איננו שולטים עליו. אם לא נדע לאן נרצה להגיע, אין זה משנה לאן נלך.

איך מנסחים שאלה

ישנם מספר עקרונות שמסייעים בניסוח שאלה טובה. כמובן שניתן לגוון ולנסח בהתאם לשפה ולסגנון המתאים לכם.

מסתכלים קדימה. עדיף לשאול מה נכון לעשות בעתיד, ולא לבקש משוב על מה שהיה. אל דאגה, את ההצעות הבונות לשיפור ולשימור תקבלו בכל מקרה. בהסתכלות קדימה תוכלו לשמור על שיח חיובי, רותם ובונה. לצעד הבא - כולם רוצים להיות שותפים.

מעדיפים "איך" על פני "מה". נעדיף לשאול איך נכון לפעול, על פני מה חשוב לך שיקרה. ולמה? כי משאלות "מה" עלולות להיווצר לנו רשימות מכולות שיהיה קשה יותר ללמוד מהם משהו כולל, או לייצר מהם סדרי עדיפויות. לעומת זאת, כששואלים איך נכון לפעול, ניתן לזקק את העקרונות החשובים לכדי תובנה, וממנה להחליט על הצעדים הקונקרטיים.

תחושה אישית. נשתדל לנסח בצורה אישית, ולשמור על א-מגדריות. כך למשל אפשר לשאול: אנחנו מבקשים ללמוד מהידע שלך - כיצד נכון שנבנה את תכנית העבודה לשנת 2018 בצורה המיטבית? המשתתפת צריכה להרגיש שיש לה מה לתרום, המשתתף רוצה לדעת שדעתו חשובה לך. ניסוח השאלה הוא ההזדמנות.

רותמים לאתגר. ניסוח בתוך "מרחב ההחלטה", שממסגר את מה שבאמת פתוח לדיון, רותם את המשתתפים לאתגר הספציפי, ומוודא שאין ציפיית שווא. כך למשל ניתן לשאול - אנחנו בונים בימים אלו את תפיסת הפיתוח המקצועי ברשות, לקראת כנס תכניות העבודה. נשמח להתייעץ איתך: כיצד נכון שנעשה זאת? מה חשוב שיילקח בחשבון? 

כך לדוגמא, משרד הבריאות שאל כיצד יש לבנות את תפיסת ההפעלה של טיפות החלב

מתחילים בהגדרת התוצאה

התוצאה היא העתיד שנרצה לייצר - שאיננו שולטים עליו: מוצר יותר טוב, לקוחות חוזרים או אזרחים שקיבלו ערך מהממשלה. רק אם נדע מה המקום אליו אנו רוצים להגיע - נוכל לשאול מה צריך לשנות כדי להגיע לשם.

מספר המשפחות אשר  נכנסו לדירות חדשות

מדד תוצאתי

מספר המכרזים שנפתחו לבניית דירות חדשות

מדד תוצאתי

תוצאה ממוקדת בקהל היעד עליו  נרצה להשפיע, ולא בפעולות שלנו.

תוצאה אינה בשליטה מלאה שלנו,  ומושפעת גם משינויים בסביבה.

השגת תוצאה אורכת זמן. מדובר על טווח של 3 עד 5 שנים.

כך לדוגמא, משרד התחבורה מבקש לגרום ליותר אזרחים לעבור ולגור בנגב (תוצאה שאינה בשליטתו). המשרד מאמין שיגיע לתוצאה באמצעות סלילת כביש 6 (מהלך הנמצא בשליטתו). אבל, סלילת הכביש בפני עצמה היא אינה הצלחה. לחילופין, חברה המפתחת מוצר רוצה שהמשתמשים יפתחו אותו יותר. התוצאה היא היקף השימוש החוזר, ולא הפיצ'רים במוצר.

ממקדים את מרחבי ההחלטה

החלטה היא השינוי שאנו יכולים לעשות בהווה - כדי להגיע לתוצאה בעתיד. חשוב להבין מראש "מה פתוח לדיון" כדי להגיע לתובנות מעשיות: מהם המשאבים שיש לרשותנו? על מה אנחנו יכולים להחליט? אילו סעיפי התקציב מושקעים כיום בתחום וניתן לבחון אותם מחדש? חשוב לתקשר למשתתפים מה נמצא על הפרק, כדי לקבל תובנות בעלות ערך.

שינוי תקציב השיווק של דירות חדשות, כך ש-70%% יושקעו בזוגות צעירים

החלטה ברורה

הדגשת חשיבות ההגעה לזוגות צעירים במסגרת תהליכי שיווק דירות

החלטה לא ברורה

החלטה ממוקדת בארגון, ותהיה לרוב במונחי תקציבים, נהלים או מבנים.

החלטה היא בשליטתך המלאה, בהתאם לסמכות שיש בידיך.

החלטה עוסקת בהווה וניתן לממש אותה באופן כמעט מיידי.

כך לדוגמא, חברה רוצה להקטין את נטישת הלקוחות שלה. מנהל אגף השירות הגדיר מהם התקציבים והנהלים אשר נכון לבחון מחדש. כאשר ביקש מנהל האגף ייעוץ אסטרטגי מבעלי העניין שלו - מיקד אותם באותם תחומים אשר ביכולתו לשנות. כתוצאה מכך, לא עלו לדיון סוגיות אשר אינן רלוונטיות כרגע, דוגמת עלות המוצר או תהליך הייצור.

מנסחים את השאלה

שאלת ייעוץ טובה גורמת למשתתפים לחשוב אילו שינויים בהווה יאפשרו לנו להגיע לעתיד הרצוי. למשל, כיצד נכון לשנות את המוצר על מנת לגרום לכם להיכנס יותר לאפליקציה? איך משנים את שיטת השיווק כדי שיותר צעירים ייחשפו לפרסומת? הנה כמה טיפים שיכולים לעזור:

שאלות טובות עוסקות בעתיד - ולא בעבר. זו הדרך הבטוחה להימנע מחיפוש אשמים.

נכון להתחיל את שאלה במילים "איך", "כיצד" או "מה נדרש".

מומלץ לבדוק את השאלה על 2-3 אנשים לפני הפרסום.

לאחר פתיחת התהליך, נציע לך שאלות בתחומים שונים. הנה כמה דוגמאות לשאלות ששאלו ארגונים מסוגים שונים:

כיצד נכון לשנות את תוכנית הלימודים ואופן העברתה בכדי להקטין את מספר הנושרים מבתי הספר בישראל?

היקף המחזור ירד משמעותית השנה. כיצד נכון שהעירייה תפעל על מנת להגדיל את מספר התושבים הממחזרים אשפה?

אנו רוצים לקוחות מרוצים. מה ניתן לשפר בנהלי השירות שאנו נותנים כדי שיותר לקוחות יבחרו בנו פעם נוספת?

אילו שינויים נכון שהקהילה שלנו תעשה במפגשים ובפעילויות שלה על מנת להגדיל את מספר הצעירים החברים בה?

אנו רוצים יותר אנשים באירועים ובפעילויות שלנו. אילו שינויים יאפשרו לנו להגדיל את מספר הנרשמים?

מגדירים ומשנים שאלות באתר

הוספת רקע

אם אתם רוצים שהשותפים שלכם ייקחו חלק - מומלץ תמיד לספר להם את ההקשר הרחב של התהליך. חשוב להוסיף נתונים שיאפשרו ליצור מסגרת חשיבתית אחרת או יאתגרו את המחשבה ויביאו לכיווני שינוי. הנה כמה דברים שניתן לכתוב:

קבצים וקישורים

מהם המסמכים הרלוונטיים, אתרי האינטרנט, הגרפים וגליונות נתונים המאפשרים להבין את התחום?

ידע ונתונים

אילו נתונים תומכים, מחקר וניסיון קיים? מה עבד? מה לא עבד? מה קורה בתחום בארץ ובעולם?

מסגרת חשיבה

מה הביא לתהליך? מה ייחשב כהצלחה? מתי יתקבלו החלטות? וכיצד התהליך יכול להשפיע?

דוגמאות לעמודי רקע קיימים

ישנן כמה דוגמאות לעמודי רקע מוצלחים שניתן לעיין בהם:

עמוד הרקע לתהליך שהוביל משרד הבריאות בנושא מחלות כרוניות.

עמוד הרקע שהציגה החברה להגנת הטבע בתהליך אסטרטגי שקיימה.

עמוד הרקע של עיריית ירושלים להתייעצות עם מחזיקי "כרטיס ירושלמי".

מגדירים ומשנים רקע באתר

בעוד בעמוד הכניסה לתהליך מופיע רקע רחב (הכולל גם תמונות וקטעי וידאו), בעמוד הבית של האתר ניתן להוסיף תיאור מצומצם, אשר יישלח למשתתפים גם באמצעות הודעות דואר אלקטרוני. אנו ממליצים להזין את שניהם:

שאלות ותשובות

כיצד ניתן להעלות תמונות לעמוד הרקע?

יש להעלות את התמונה לשרת אינטרנטי כלשהו, כך שיהיה בידיך קישור ישיר אליה (URL). לאחר מכן מגיעים לעמוד עריכת הרקע המלא בממשק הניהול. נכנסים למצב עריכה, עומדים עם הסמן על המקום בו מעוניינים להטמיע את התמונה ולוחצים על כפתור התמונה בפאנל שמעל הטקסט. בחלון שנפתח מדביקים את כתובת ה-URL ולוחצים "אישור".

Close

כיצד ניתן להוסיף קישור למסמך בעמוד הרקע?

יש להעלות את המסמך לשרת אינטרנטי, כך שיהיה בידיך קישור ישיר (URL). לאחר מכן מגיעים לעמוד עריכת הרקע בממשק הניהול. נכנסים למצב עריכה, מסמנים את המילה שרוצים להפוך לקישור ולוחצים על כפתור הקישור בפאנל העליון. בחלון שנפתח מדביקים את כתובת ה-URL, עוברים לטאב "מטרה", בוחרים באפשרות "חלון חדש" ולוחצים"אישור".

Close

מדוע בעמוד הראשי באתר מופיעה פסקה חתוכה על התהליך?

הפסקה הקצרה המתארת את התהליך בעמוד הראשי היא טקסט התיאור הקצר (בדומה לטקסט המופיע בהזמנה למשתתפים). כדי לשנותו יש  להיכנס לתהליך, לעבור לממשק ניהול, לבחור ב"הגדרות" וללחוץ על טאב "טקסטים" ולערוך את התיאור הקצר.

מיפוי קבוצות משתתפים

כדי לייצר חכמה משותפת, יש צורך לדבר עם גורמים שונים הרואים את האתגר מזוויות הסתכלות שונות. נכון להגדיר קבוצות שעשויות להיות מושפעות מההחלטה (לקוחות, עובדים, אזרחים וכו'), קבוצות בעלות ידע וניסיון לגבי מה עובד (אקדמאים, בוגרים, מומחים וכו') וקבוצות שבידיהן הסמכות לאשר אותו (חשבים, יועצים משפטיים, מנהלים וכו'):

מי יושפע מהמהלך?

המורים יודעים מה יגרום להם להקטין אלימות בכיתות. העובדים יודעים מה יעזור להם מקצועית.

מי יודע מה עובד?

"לשעברים" מכירים את התחום היטב. אנשי אקדמיה ידעו להגיד מה כיווני השינוי הבולטים בעולם.

מי צריך לאשר?

למנהלי אגפים מקבילים, אנשי תקציבים וחשבים ידע חשוב. הם השותפים שלך ליישום.

איך מייצרים חכמת קבוצה

מעבר למיפוי הקבוצות, חשוב להבטיח שהמשתתפים אליהם אנו פונים מגיעים מעולמות תוכן מגוונים - ומרמות שונות בארגון. דווקא התפיסות והחוויות השונות של כל משתתף הן מה שמייצרות תובנות רבות עוצמה.

Surwiezcky הגדיר בספרו "חכמת הקבוצה" ארבעה תנאים ליצירת חכמה משותפת (2004):

ביזור מחייב שיתוף של גורמים הנמצאים ברמות שונות בארגון (מנהלים בכירים, דרגי ביניים ועובדים זוטרים)

גיוון מחייב שיתוף של גורמים מעולמות תוכן שונים בארגון ומחוצה לו (שירות הלקוחות, המיחשוב וגם הלקוחות)

עצמאות מחייבת להבטיח שהמשתתפים ייתנו את עצתם לפני ששמעו עצות אחרים (כך קורה באתר ההתייעצות)

אגרגציה מחייבת יכולת להפוך את הידע ל"שורות תחתונות" (בדומה למחירים בשוק חופשי או להצבעה בדמוקרטיה)

דוגמאות לקבוצות משתתפים

הנה כמה דוגמאות לקבוצות משתתפים, בהתאם לסוג הארגון:

מקבלי השירות, ארגוני מגזר שלישי, חברות עסקיות בתחום, אנשי אקדמיה, עובדי המשרד, מנהלי המשרד, הציבור הרחב

מקבלי השירות (הורים/בעלי עסקים/צעירים/תושבים וכו'), ארגונים הפועלים בעיר, ועדי בתים, עובדי העירייה ומנהלי העירייה

לקוחות, לידים, יועצים, ספקים, עובדים, עתודה ניהולית, משתתפים בקורסים, מנהלים בכירים, בעלי מניות

חברי קהילה בהווה, חברי קהילה בעבר, מתעניינים בהצטרפות, מקבלי שירותים, וועד מנהל, קהילות מקבילות

משתתפים בפעילויות, בני משפחות המשתתפים, עובדי העמותה, מנהלי העמותה, תורמים וקרנות, שותפים לדרך

ניהול קבוצות באתר

שאלות ותשובות

בשביל מה צריך לנהל משתתפים בקבוצות?

ניהול המשתתפים בקבוצות מאפשר למערכת להציג למשתתפים שונים תגובות של משתתפים מקבוצות אחרות, על מנת לייצר חשיבה משותפת (לרוב, כל קבוצה שומעת בעיקר את האנשים החברים בה). בנוסף, החלוקה מאפשרת לראות אילו משתתפים תרמו לכל אחת מהתובנות השונות, להבין איזה מהקבוצות השתתפו בתהליך ולתקשר באופן נפרד עם כל אחת מהקבוצות בהודעות ייעודיות.

איך ניתן למזג קבוצות משתתפים שונות?

איך מוחקים משתתפים מתוך קבוצה מסויימת?

מה קורה למשתתפים כאשר מוחקים קבוצה בתהליך?

כשמוחקים קבוצה בתהליך, המשתתפים אינם נמחקים מהתהליך. הם יהיו כעת תחת קבוצת ברירת המחדל "אחר". חשוב להדגיש שלא ניתן יהיה להחזיר את המשתתפים לקבוצה אחת לאחר המחיקה (ולכן במידה ויש צורך להעביר את כלל המשתתפים מקבוצה אחת לקבוצה אחרת, עדיף למזג ביניהן).