תכנון השיתוף

מטרת השיתוף

תהליך שיתוף ציבור מוצלח, בדומה לתהליך ייעוץ אסטרטגי, מאפשר לנו להבין מה לעשות כדי להגיע לתמונת העתיד הרצוי:

העתיד הרצוי

הדבר שייחשב כהצלחה

השינוי

השינויים שניתן לעשות בהווה

המציאות

המצב הקיים כיום

חשוב להפריד בין המציאות הקיימת, השינויים שניתן לעשות והתוצאות אליהן נרצה להגיע בעתיד. שאלה טובה תנסה לגרום למשתתפים לחשוב מה נכון לשנות בהווה כדי להגיע לתמונת העתיד הרצוי. כך נגיע לתובנות שלא חשבנו עליהן קודם.

מה שואלים?

יש שלושה שלבים בדרך להגדרת שאלה טובה לתהליך שיתוף:

3. ניסוח השאלה

מבנה מוצע: מה נכון לשנות כדי להגיע לתמונת העתיד הרצוי?

2. הבנת מרחב השינוי

מה באמת אפשר לשנות? מה פתוח לחשיבה מחודשת?

1. הגדרת העתיד הרצוי

העתיד שנרצה לייצר אשר איננו שולטים עליו (תמונת הניצחון).

איך מנסחים שאלה

ישנם מספר עקרונות שמסייעים בניסוח שאלה טובה. כמובן שניתן לגוון ולנסח בהתאם לשפה ולסגנון המתאים לכם.

מסתכלים קדימה. עדיף לשאול מה נכון לעשות בעתיד, ולא לבקש משוב על מה שהיה. אל דאגה, את ההצעות הבונות לשיפור ולשימור תקבלו בכל מקרה. בהסתכלות קדימה תוכלו לשמור על שיח חיובי, רותם ובונה. לצעד הבא - כולם רוצים להיות שותפים.

מעדיפים "איך" על פני "מה". נעדיף לשאול איך נכון לפעול, על פני מה תרצה שיקרה. ולמה? כי שאלות "מה" עלולות לייצר רשימות מכולות שיהיה קשה לסכם. לעומת זאת, כששואלים איך נכון לפעול, ניתן לזקק תובנות מסכמות, ואז להחליט על הצעדים הקונקרטיים.

תחושה אישית. נשתדל לנסח בצורה אישית, ולשמור על א-מגדריות. כך למשל אפשר לשאול: אנחנו מבקשים ללמוד מהידע שלך - כיצד נכון שנבנה את תכנית העבודה לשנת 2018 בצורה המיטבית? המשתתפת צריכה לדעת שיש לה מה לתרום לשינוי.

רותמים לאתגר. כדאי שהשאלה תמקד את המשתתפים למרחב ההחלטה הפתוח, כדי למנוע ציפיות שווא. כך למשל ניתן לשאול - אנחנו בונים את תפיסת הפיתוח המקצועי. מה בתכני ההדרכות צריך להשתנות כדי לשפר ביצועים? כך, מיקדנו הדיון בתוכן ההדרכות.

מתחילים בעתיד הרצוי

התוצאה היא העתיד שנרצה לייצר - שאיננו שולטים עליו: מוצר יותר טוב, לקוחות חוזרים או אזרחים מרוצים. רק אם נדע מה המקום אליו אנו רוצים להגיע - נוכל לשאול מה צריך לשנות כדי להגיע לשם.

מספר המשפחות אשר  נכנסו לדירות חדשות

מדד תוצאתי

מספר המכרזים שנפתחו לבניית דירות חדשות

מדד תוצאתי

תוצאה ממוקדת בקהל היעד עליו  נרצה להשפיע, ולא בפעולות שלנו.

תוצאה אינה בשליטה מלאה שלנו,  ומושפעת גם משינויים בסביבה.

השגת תוצאה אורכת זמן. מדובר על טווח של 3 עד 5 שנים.

כך לדוגמא, חברה המפתחת מוצר רוצה שהמשתמשים ישתמשו בו יותר. התוצאה היא היקף השימוש החוזר, ולא הפיצ'רים במוצר. בתחום אחר, משרד התחבורה מבקש לגרום ליותר אזרחים לעבור ולגור בנגב (תוצאה שאינה בשליטתו). המשרד רוצה לסלול כביש (מהלך הנמצא בשליטתו), אך הכביש אינו ההצלחה - אלא מעבר התושבים.

מבינים מה פתוח לדיון

החלטה היא השינוי שאנו יכולים לעשות בהווה - כדי להגיע לתוצאה בעתיד. חשוב להבין מראש "מה פתוח לדיון" כדי להגיע לתובנות מעשיות: מהם המשאבים שיש לרשותנו? על מה אנחנו יכולים להחליט?

שינוי תקציב השיווק של דירות חדשות, כך ש-70% יושקעו בזוגות צעירים

החלטה ברורה

הדגשת חשיבות ההגעה לזוגות צעירים במסגרת תהליכי שיווק דירות

החלטה לא ברורה

החלטה ממוקדת בארגון, ותהיה לרוב במונחי תקציבים, נהלים או מבנים.

החלטה היא בשליטתך המלאה, בהתאם לסמכות שיש בידיך.

החלטה עוסקת בהווה וניתן לממש אותה באופן כמעט מיידי.

כך לדוגמא, חברה רוצה להקטין את נטישת הלקוחות שלה. מנהל אגף השירות הגדיר מהם התקציבים והנהלים אשר נכון לבחון מחדש. כאשר ביקש מנהל האגף ייעוץ אסטרטגי מבעלי העניין שלו - מיקד אותם באותם תחומים אשר ביכולתו לשנות. כתוצאה מכך, לא עלו לדיון סוגיות אשר אינן רלוונטיות כרגע, דוגמת עלות המוצר או תהליך הייצור.

מנסחים את השאלה

שאלה טובה בתהליך שיתוף ציבור, לקוחות אועובדים גורמת למשתתפים לחשוב אילו שינויים בהווה יאפשרו לנו להגיע לעתיד הרצוי. שאלות טובות עוסקות בעתיד, ולא בעבר, והן מתחילות במילים איך, כיצד או מה נדרש. הנה כמה דוגמאות:

כיצד נכון לשנות את תוכנית הלימודים ואופן העברתה בכדי להקטין את מספר הנושרים מבתי הספר בישראל?

היקף המחזור ירד משמעותית השנה. כיצד נכון שהעירייה תפעל על מנת להגדיל את מספר התושבים הממחזרים אשפה?

אנו רוצים לקוחות מרוצים. מה ניתן לשפר בנהלי השירות שאנו נותנים כדי שיותר לקוחות יבחרו בנו פעם נוספת?

אילו שינויים נכון שהקהילה שלנו תעשה במפגשים ובפעילויות שלה על מנת להגדיל את מספר הצעירים החברים בה?

אנו רוצים יותר אנשים באירועים ובפעילויות שלנו. אילו שינויים יאפשרו לנו להגדיל את מספר הנרשמים?

מגדירים ומשנים שאלות באתר

מה מסבירים?

אם אתם רוצים שהשותפים שלכם ייקחו חלק - מומלץ להסביר את הרקע לשאלה. הנה כמה דברים שכדאי לכתוב:

קבצים וקישורים

מהם המסמכים הרלוונטיים, אתרי האינטרנט, הגרפים וגליונות נתונים המאפשרים להבין את התחום?

ידע ונתונים

אילו נתונים תומכים, מחקר וניסיון קיים? מה עבד? מה לא עבד? מה קורה בתחום בארץ ובעולם?

מסגרת חשיבה

מה הביא לתהליך? מה ייחשב כהצלחה? מתי יתקבלו החלטות? וכיצד התהליך יכול להשפיע?

דוגמאות לעמודי רקע קיימים

ישנן כמה דוגמאות לעמודי רקע מוצלחים שניתן לעיין בהם:

עמוד הרקע לתהליך שהוביל משרד החינוך בנושא שילוב ילדים בעלי מוגבלויות.

עמוד הרקע שהציגה רשות התקשוב הממשלתית להתייעצות בנושא ממשל פתוח.

עמוד הרקע של עיריית ירושלים להתייעצות עם מחזיקי "כרטיס ירושלמי".

מגדירים ומשנים רקע באתר

בעוד בעמוד הכניסה לתהליך מופיע רקע רחב (הכולל גם תמונות וקטעי וידאו), בעמוד הבית של האתר ניתן להוסיף תיאור מצומצם, אשר יישלח למשתתפים גם באמצעות הודעות דואר אלקטרוני. אנו ממליצים להזין את שניהם:

שאלות ותשובות

כיצד ניתן להעלות תמונות לעמוד הרקע?

יש להעלות את התמונה לשרת אינטרנטי כלשהו, כך שיהיה בידיך קישור ישיר אליה (URL). לאחר מכן מגיעים לעמוד עריכת הרקע המלא בממשק הניהול. נכנסים למצב עריכה, עומדים עם הסמן על המקום בו מעוניינים להטמיע את התמונה ולוחצים על כפתור התמונה בפאנל שמעל הטקסט. בחלון שנפתח מדביקים את כתובת ה-URL ולוחצים "אישור".

Close

כיצד ניתן להוסיף קישור למסמך בעמוד הרקע?

יש להעלות את המסמך לשרת אינטרנטי, כך שיהיה בידיך קישור ישיר (URL). לאחר מכן מגיעים לעמוד עריכת הרקע בממשק הניהול. נכנסים למצב עריכה, מסמנים את המילה שרוצים להפוך לקישור ולוחצים על כפתור הקישור בפאנל העליון. בחלון שנפתח מדביקים את כתובת ה-URL, עוברים לטאב "מטרה", בוחרים באפשרות "חלון חדש" ולוחצים"אישור".

Close

מדוע בעמוד הראשי באתר מופיעה פסקה חתוכה על התהליך?

הפסקה הקצרה המתארת את התהליך בעמוד הראשי היא טקסט התיאור הקצר (בדומה לטקסט המופיע בהזמנה למשתתפים). כדי לשנותו יש  להיכנס לתהליך, לעבור לממשק ניהול, לבחור ב"הגדרות" וללחוץ על טאב "טקסטים" ולערוך את התיאור הקצר.

את מי שואלים?

כדי לייצר חכמה משותפת, יש צורך לדבר עם גורמים שונים הרואים את האתגר מזוויות הסתכלות שונות. נכון להגדיר קבוצות שעשויות להיות מושפעות מההחלטה (לקוחות, עובדים, אזרחים וכו'), קבוצות בעלות ידע וניסיון לגבי מה עובד (אקדמאים, בוגרים, מומחים וכו') וקבוצות שבידיהן הסמכות לאשר אותו (אנשי כספים, יועצים משפטיים, מנהלים וכו'):

מי יושפע?

המורים יודעים מה יגרום להם להקטין אלימות בכיתות. העובדים יודעים מה יעזור להם מקצועית.

מי יודע?

"לשעברים" מכירים את התחום היטב. אנשי אקדמיה ידעו להגיד מה כיווני השינוי הבולטים בעולם.

מי חותם?

למנהלי אגפים מקבילים, אנשי תקציבים וחשבים ידע חשוב. הם השותפים שלך ליישום.

איך מייצרים חכמת קבוצה

מעבר למיפוי הקבוצות, חשוב להבטיח שהמשתתפים אליהם אנו פונים מגיעים מעולמות תוכן מגוונים - ומרמות שונות בארגון. דווקא התפיסות והחוויות השונות של כל משתתף הן מה שמייצרות תובנות רבות עוצמה.

Surwiezcky הגדיר בספרו "חכמת הקבוצה" ארבעה תנאים ליצירת חכמה משותפת (2004):

ביזור מחייב שיתוף של גורמים הנמצאים ברמות שונות בארגון (מנהלים בכירים, דרגי ביניים ועובדים זוטרים)

גיוון מחייב שיתוף של גורמים מעולמות תוכן שונים בארגון ומחוצה לו (שירות הלקוחות, המיחשוב וגם הלקוחות)

עצמאות מחייבת להבטיח שהמשתתפים ייתנו את עצתם לפני ששמעו עצות אחרים (כך קורה באתר ההתייעצות)

אגרגציה מחייבת יכולת להפוך את הידע ל"שורות תחתונות" (בדומה למחירים בשוק חופשי או להצבעה בדמוקרטיה)

דוגמאות

הנה כמה דוגמאות לקהלים אותם נכון לשאול, בהתאם לסוג הארגון:

מקבלי השירות, ארגוני מגזר שלישי, חברות עסקיות בתחום, אנשי אקדמיה, עובדי המשרד, מנהלי המשרד, הציבור הרחב

מקבלי השירות (הורים/בעלי עסקים/צעירים/תושבים וכו'), ארגונים הפועלים בעיר, ועדי בתים, עובדי העירייה ומנהלי העירייה

לקוחות, לידים, יועצים, ספקים, עובדים, עתודה ניהולית, משתתפים בקורסים, מנהלים בכירים, בעלי מניות

חברי קהילה בהווה, חברי קהילה בעבר, מתעניינים בהצטרפות, מקבלי שירותים, וועד מנהל, קהילות מקבילות

משתתפים בפעילויות, בני משפחות המשתתפים, עובדי העמותה, מנהלי העמותה, תורמים וקרנות, שותפים לדרך

ניהול קבוצות באתר

שאלות ותשובות

בשביל מה צריך לנהל משתתפים בקבוצות?

ניהול המשתתפים בקבוצות מאפשר למערכת להציג למשתתפים שונים תגובות של משתתפים מקבוצות אחרות, על מנת לייצר חשיבה משותפת (לרוב, כל קבוצה שומעת בעיקר את האנשים החברים בה). בנוסף, החלוקה מאפשרת לראות אילו משתתפים תרמו לכל אחת מהתובנות השונות, להבין איזה מהקבוצות השתתפו בתהליך ולתקשר באופן נפרד עם כל אחת מהקבוצות בהודעות ייעודיות.

איך ניתן למזג קבוצות משתתפים שונות?

מה קורה למשתתפים כאשר מוחקים קבוצה בתהליך?

כשמוחקים קבוצה בתהליך, המשתתפים אינם נמחקים מהתהליך. הם יהיו כעת תחת קבוצת ברירת המחדל "אחר". חשוב להדגיש שלא ניתן יהיה להחזיר את המשתתפים לקבוצה אחת לאחר המחיקה (ולכן במידה ויש צורך להעביר את כלל המשתתפים מקבוצה אחת לקבוצה אחרת, עדיף למזג ביניהן).