מושגי יסוד

תוצאה

תוצאה היא השינוי שאנו רוצים להשיג. יש לנו כלים להשפיע על השגתה, אך אין לנו שליטה מלאה עליה. שמגדירים תוצאה, יש נטייה לבלבל אותה עם תפוקה (הדבר שאנו עושים). כך נוצר מצב שאנו מצליחים להגיע לתפוקות - אך לא לתוצאות. לדוגמא: משרד התחבורה מבקש ליישב את הנגב (תוצאה שאינה בשליטתו) באמצעות סלילת כביש 6 (תפוקה שבשליטתו). אם התוצאה תוגדר כסיום סלילת הכביש, עצם סלילת הכביש תיחשב הצלחה, גם אם הנגב עדיין אינו מיושב.

משתתף

משתתף הוא בעל עניין (אשר עשוי להיות מושפע מההחלטה), בעל ידע (אשר יודע מה עובד) או בעל סמכות (אשר הסכמתו נדרשת לצורך יישום שינויים) אשר לוקח חלק בתהליך התייעצות. לא כל המוזמנים לתהליך אכן ישתתפו בו בסופו של יום, וייתכן וישנם בעלי עניין אשר לא יוזמנו לקחת חלק מסיבות כאלה או אחרות. אך מי שיוזמנו, ויבחרו בסופו של יום להיכנס לאתר או להגיע לאירוע כלשהו בתהליך, יוגדרו כאן כמשתתפים, גם אם לא הגיבו כלל.

תשובה

תשובה היא הידע שתרם משתתף בתהליך ביחס לשינויים שיאפשרו לנו להגיע לתוצאה שהוגדרה. התשובה יכולה להינתן בערוצים שונים (שולחן עגול, שיחה טלפונית, אתר אינטרנט או רשת חברתית),אך היא תמיד תהיה במענה לשאלת התייעצות שמציג מקבל ההחלטות. בהתאם להגדרות התהליך, ייתכן ותשובות לא יאושרו מיידית לפרסום, אלא יעברו הליך בדיקה, או לחילופין שהן תושענה או תימחקנה במצבים שונים.

משפט מפתח

משפט מפתח משקף את אחד מכיווני השינוי שעלו בתשובה. אורכו המירבי של משפט המפתח הוא 200 תווים, והוא נוצר על ידי כותב התשובה, משתתפי התהליך או מנהליו. המשפט אמור להתבסס על מילותיו של המשתתף, גם אם אין הכרח בציטוט מדויק. אנו ממליצים שהמשפט יבטא גם את "הצבע" והטון של התשובה המקורית. יש חשיבות לכך שהמשפט יספר סיפור, ולא רק ישקף המלצה. מומלץ לכלול בו גם מילים המתארות רגש.

תובנה

תובנה משקפת מה נכון לעשות אחרת כדי להביא תוצאות. היא עוזרת להבין מה עובד, ואילו החלטות נכון לקבל כדי לשנות את המציאות. במילון אבן שושן הוגדרה כ"תְּפִיסָה שִׂכְלִית מְקוֹרִית וּמַעֲמִיקָה" (מילון אבן שושן). בתהליך התייעצות, היא מבוססת על משפט מפתח אחד או יותר, ועל בסיסה ניתן לקבל בהמשך החלטה. תובנה אינה טריוויאלית, יש לה משמעויות מעשיות והיא לרוב מייצרת לנו הבנה אחרת של המציאות הקיימת.

החלטה

החלטה היא שינוי באופן בו אנו מבצעים דברים בהווה. להחלטה חייבות להיות משמעויות במונחי משאבים, נהלים, מבנים או חוקים, והיא נועדה לשנות את אופן הפעילות שלנו על מנת להגיע לתמונת העתיד הרצויה. בתהליך ההתייעצות, החלטה מבוססת על תובנה שהתקבלה. ישנן תובנות שהביאו לשינוי של ממש בהתנהלות הארגון, ישנן כאלה שסייעו לקבל החלטה וישנן תובנות שההחלטה היא לדחות אותן.

השפעה

השפעה משמעותה שינוי באופן בו מתנהל הארגון בעקבות תובנה שעלתה בתהליך. זוהי המטרה עבורה אנו מנהלים את ההתייעצות, מאחר ואם לתהליכים אין השפעה, לא ברור מדוע השקענו את הזמן והמשאבים הרבים על מנת להגיע למשתתפים ולהתייעץ איתם. תהליך משפיע הוא תהליך שלפחות אחת מהתובנות שנוצרו בו שינתה החלטות. תהליך שאינו משפיע הוא תהליך שבו התובנות סייעו באופן כללי לקבל החלטות - אך לא שינו אותן.