Projektmanagement

Ein neues Projekt eröffnen

Auf Insights.US können Sie kostenlos eine Konsultationsseite eröffnen. Sobald Sie eine Webseite haben, können Sie ein Projekt eröffnen in dem Sie oben auf der Seite auf "Neu" klicken. Legen Sie nun Ihr Projektziel fest und definieren Sie die Zugangsregeln. Nun können Sie eine Frage formulieren und Ihr Projekt starten:

Wenn Sie ein Projekt begonnen haben, werden Sie gebeten, eine Konsultationsfrage zu formulieren. Eine detaillierte Anleitung hierzu finden Sie under "Projektplanung".

Projektphasen

Jedes Projekt hat mehrere Phasen, in denen die Teilnehmer Zugriff auf unterschiedliche Bereiche haben:

Phasen

Können die User das Projekt betreten?

Können die User Antworten hinzufügen?

Können die User analytische Aufgaben übernehmen?

Können die User die Erkenntnisse sehen?

Können die User die Entscheidungen sehen?

ENTWURF: In der Entwurfsphase können Sie Ihre Frage formulieren, einen Hintergrundtext verfassen und Bilder hochladen. Nur Admins haben Zugriff auf das Projekt.

ASK: Nachdem Sie das Projekt gestartet haben, können die User Antworten abgeben und kleine analytische Aufgaben übernehmen. In dieser wichtigen Phase wird das Wissen Ihrer User gesammelt.

ANALYZE: Nachdem Sie die Konsultation beendet haben (und keine neuen Antworten mehr hinzugefügt werden können), führen die User die Analyse fort und generieren kollektive Erkenntnisse.

DECIDE: Nun ist es Zeit, auf die Erkenntnise eizugehen und Entscheidungen zu treffen. Ihre Entscheidungen werden erst dann für andere sichtbar, wenn Sie sie veröffentlichen.

COMPLETE: Wenn Ihre Entscheidungen veröffentlicht sind, ist das Projekt abgeschlossen. Es bleibt online und für alle User sichtbar.

ARCHIVED: Archivierte Projekte können nur von Usern mit direkten Links eingesehen werden. Falls es sich um ein geschlossenes Projekt handelt, müssen sich die Teilnehmer einloggen.

DELETED: Gelöschte Projekte sind für niemanden sichtbar. Wer versucht, sich einzuloggen, erhält eine Fehlermeldung.

Zwischenziele

Es gibt fünf Zwischenziele im Projektablauf, an denen jeweils der Übergang von einer Projektphase in die nächste stattfindet:
CREATE: Wenn Sie Ihr Projektziel festgelegt haben, wird auf der Webseite ein neues Projekt erstellt, das sich zunächst in der Entwurfsphase befindet.
LAUNCH: Sobald Sie ihre Frage und Projektbeschreibung formuliert, sowie Begleitmaterialien hochgeladen haben, können Sie das Projekt starten. Nun befindet sich das Projekt in der Antwortphase.
COMPLETE: Zwei Wochen nach Beginn wird die Konsultation abgeschlossen, sodass keine neuen Antworten mehr hinzugefügt werden können. Nun werden Erkenntnisse gewonnen.
SHARE INSIGHTS: Wenn die Erkenntnisse bestätigt sind, geht das Projekt in die Entscheidungsphase.
SHARE DECISIONS: Wenn alle Entscheidungen getroffen sind, wird das Projekt geschlossen.

FAQs:

Warum ist die Antwortphase auf zwei Wochen beschränkt?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass zwei Wochen der optimale Zeitraum sind, um den Rat der Teilnehmer einzuholen. Nach zwei Wochen wird die Bereitschaft der User, sich zu beteiligen, schnell abnehmen. Das wollen wir um jeden Preis verhindern. Wir empfehlen Ihnen daher auch, schon vorher festzulegen, wie Sie mit den einzelnen Zielgruppen in Kontakt treten werden. Hinweise hierzu finden Sie im Bereich "User einladen".

Wie kann ich die Termine der einzelnen Zwischenziele verändern?

Was passiert, wenn ich die Erkenntnisse nicht veröffentliche?

Da die Teilnehmer Zeit und Arbeit in Ihr Projekt investiert haben, werden sie von Ihnen erwarten, dass Sie sie über den Ausgang der Konsultation informieren. Sollten Sie sich entscheiden, die Erkenntnisse nicht zu veröffentlichen, so erhalten die User kein Feedback über ihre Beiträge zum Projekt. Wir raten Ihnen dazu, die Erkenntnisse in jedem Fall mit Ihren Usern zu teilen. Falls keine Erkenntnisse bestätigt werden, müssen wir das Projekt schließen.

Was passiert, wenn ich keine Entscheidung treffe?

Genauso wichtig wie die Veröffentlichung der Erkenntnisse ist auch, dass Sie am Ende des Projekts eine Entscheidung treffen. Es ist wichtig, dass die User, die Zeit investiert haben um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, schließlich erfahren, wie Sie sich entschieden haben. Wenn Sie keine Entscheidung treffen, werden die User kein persönliches Feedback erhalten. Wir empfehlen daher, dass Sie ihre Entscheidungen in jedem Fall veröffentlichen, selbst wenn sie im Widerspruch zu manchen Erkenntnissen stehen. Es ist besser, eventuelle Widersprüche zu erklären, als sie einfach zu ignorieren. Falls nach mehrfachen Erinnerungsmails von uns noch keine Entscheidungen getroffen worden sind, müssen wir das Projekt schließen.

Kann ich einzelne Phasen überspringen?

Das können Sie, aber wir raten davon ab. Der empfohlene Projektablauf ist das Ergebnis hunderter Projekte, die wir bereits begleitet haben und die Aufteilung in die verschiedenen Projektphasen hat sich vielfach bewährt. Wenn Sie einzelne Phasen überspringen, kann es leicht zu Missverständnissen aufgrund von fehlender Kommunikation kommen.

Projektzugang & Befugnisse

Je nach Lizenz können Sie unterschiedliche Zugangseinstellugen festlegen und neue Projektadmins hinzufügen.

Projektadmins

Projektadmins haben die Befugnis, alle Projektinhalte zu bearbeiten. Sie können Antworten löschen, Erkenntnisse bestätigen, Entscheidungen treffen, ein Projekt in die nächste Phase bringen, Begleitmaterialien hochladen, den Projektzugang auf Mitglieder beschränken und Emails an alle User verschicken. Sobald ein Projektadmin ernannt ist, hat er oder sie über das Menü oben rechts Zugriff auf den Adminbereich. Wer ein neues Projekt eröffnet wird automatisch als Projektadmin definiert und kann weitere Admins hinzufügen.

Admins ernennen und löschen: Gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich. Klicken Sie rechts auf "Admin hinzufügen". Nun können Sie entweder vorhandene User zu Admins ernennen oder neue User als Admins hinzufügen. Sie können auch vorhandene Admins wieder löschen.

Entscheider

Sie können für ein Projekt bis zu drei Entscheider festlegen. Entscheider werden automatisch zu Projektadmins ernannt, aber Sie können ihnen die Adminbefugnisse auch entziehen.

Entscheider ernennen und löschen: Gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich. Klicken Sie rechts auf "Entscheider hinzufügen". Sie können vorhandene User zu Entscheidern ernennen oder neue User als Entscheider hinzufügen. Sie können auch vorhandene Entscheider löschen.

Projektzugang

Um den Projektzugang zu verändern, klicken Sie sich in den Adminbereich ein und wählen Sie im Menü links die Option "Einstellungen". Hinweis: Die Einstellungen der Seite sind den Projekteinstellungen überlegen. Falls die Seite "nur für Mitglieder" geöffnet ist, haben nur registrierte User Zugang zum Projekt. Das Projekt selbst kann eine von drei verschiedenen Zugangseinstellungen haben:

Öffentlichl

Alle Teilnehmer haben ohne vorherige Registrierung Zugang zum Projekt. Falls die Webseite nur für Mitglieder zugänglich ist, ist auch das Projekt nur für Mitglieder zugänglich.

Nur für Mitglieder

Sie müssen die User einladen, damit sie auf das Projekt zugreifen können. Selbst registierte Mitglieder der Webseite haben erst dann Zugang zum Projekt, wenn sie von Ihnen dazu eingeladen werden.

Anmeldung erforderlich

Das Projekt ist für jeden sichtbar, aber um daran teilzunehmen müssen sich die User mit ihrer Emailadresse registrieren.

Gruppen & User

Eine wichtige Phase in der Projektplanung ist die Festlegung der Zielgruppen, die Sie in Ihr Projekt einbinden wollen. Auf der "Gruppen"-Seite im Adminbereich können sie die verschiedenen Gruppen definieren, eine Auflistung aller User einsehen und neue User einladen. Wenn Sie die User in Gruppen sortieren, entsteht die Möglichkeit, gezielt Antworten zwischen den Gruppen auszutauschen um allzu homogene Denkmuster innerhalb der Gruppen zu vermeiden. In späteren Projektphasen können Sie zudem besser nachvollziehen, welche Gruppen welche Erkenntnisse unterstützen.

Gruppenmanagement

Gruppen hinzufügen und löschen: Um eine Gruppe hinzuzufügen, gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich und wählen Sie "Gruppen" im Menü links. Sie können auf "Gruppe hinzufügen" klicken oder eine Gruppe löschen indem Sie das Gruppenmenü öffnen (klicken Sie hierzu auf das "^"-Symbol). Die Mitglieder gelöschter Gruppen bleiben im Projekt und werden in die Gruppe "Sonstige" verschoben.

Close

Gruppenmanagement: Um die User in Gruppen zu verteilen, gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich. Klicken Sie rechts auf "Gruppen" und klicken Sie auf einen der Gruppennamen. Auf der Gruppenseite sehen Sie eine Liste der Gruppenmitglieder. Hier können Sie User zur Gruppe hinzufügen oder in andere Gruppen verschieben.

Close

Usermanagement

Usermanagement: Um neue User zu Ihrem Projekt hinzuzufügen, gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich und klicken Sie im Menü links auf "Gruppen" und dann auf "User hinzufügen". Sie können den neuen User gleich einer vorhandenen Gruppe hinzufügen und entscheiden, ob er oder sie per Email eingeladen werden soll (mit persönlichem Zugangsschlüssel).

Close

User in Gruppen aufteilen: Um einen User zu einer Gruppe hinzuzufügen, gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich. Klicken Sie dort im Menü links auf "Gruppen" und dann auf "Alle User". Nun können Sie einen oder mehrere User auswählen und sie zu einer Gruppe hinzufügen. Sie können auch einzelne User in andere Gruppen verschieben, indem Sie sie in der Liste anklicken.

Close

User löschen: Um einen User zu löschen, gehen Sie auf die Projektseite und weiter in den Adminbereich, klicken Sie im Menü links auf "Gruppen" und wählen Sie die User aus, die Sie löschen möchten. Sie können User aus einer Gruppe löschen (sodass sie im Projekt bleiben) oder ganz aus dem Projekt löschen (sodass sie keinen Zugriff auf das Projekt mehr haben, falls es ein geschlossenes Projekt ist). Falls Sie ein Seitenadmin sind, können Sie einzelne User auch ganz von der Seite löschen.

Close

Je nach Lizenz können Sie auch über Excel Userlisten importieren und exportieren, "change fields for all participants based on various criteria", oder den Usern unterschiedliche Updates per Email oder SMS senden. Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie uns gern kontaktieren!

Projekteinstellungen

Projektadmins können alle Projekteinstellungen verändern, indem sie im Adminbereich links auf "Einstellungen" klicken:

Projektname: Der Name des Projekts sollte einen angestrebten Outcome oder die Tragweite der Entscheidung beschreiben. Es ist besser, einen kurzen, ansprechenden Namen zu wählen, sodass die User ihn schnell lesen und interpretieren können.

Projektzugang: In den Projekteinstellungen können Sie das Projekt "nur für Mitglieder" zugänglich machen. Wenn ein Projekt öffentlich ist, können Sie hier festlegen, ob sich die User registrieren müssen.

Bestätigung neuer Antworten: Unter Projekteinstellungen können Sie auch festlegen, ob neue Antworten vor der Veröffentlichung von einem Admin bestätigt werden sollen.

Teilen in sozialen Netzwerken: In den Projekteinstellungen können Sie auch bestimmen, ob die User das Projekt in sozialen Netzwerken teilen oder persönliche Emaileinladungen verschicken können. Diese Option ist nur in öffentlichen Projekten vorhanden.

Status & Daten: Auf der Seite “Status & Daten” unter Projekteinstellungen können Sie den Projektstatus verändern und die Termine der einzelnen Zwischenziele festlegen. Hinweis: Wenn Sie den Projektstatus verändern, verändern sich automatisch auch andere Einstellungen, wie zum Beispiel die Zugriffsrechte der User.

Hintergrund & Beschreibung: Unter "Texte" in den Projekteinstellungen können Sie den Projektnamen (der auf jeder Seite erscheint), die Kurzbeschreibung (die auf der Homepage und in Emaileinladungen erscheint) und den Hintergrundtext (der auf der Homepage und, sofern keine Kurzbeschreibung vorhanden ist, in den Einladungsemails erscheint) bearbeiten. Hier können Sie auch Links zu Dateien, Grafiken und Videos integrieren.

Bilder & Design: Unter "Design & Gestaltung" in den Projekteinstellungen können Sie die Projektbilder verändern. Das große Bild auf der Hompage ist 700px breit und 300px hoch. Das kleinere Bild, das auf allen Seiten erscheint, ist 200px breit und 200px hoch.